5 bí quyết tổ chức sự kiện hiệu quả ngay cả khi bạn không phải là một chuyên gia tổ chức sự kiện.

0
480

5 bí quyết tổ chức sự kiện hiệu quả ngay cả khi bạn không phải là một chuyên gia tổ chức sự kiện!

 

Mến chào nhà quản trị

Tình hình là anh chị không hề có nền tảng cũng không có chút kinh nghiệm nào trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Bỗng dưng trên trời rơi xuống một tình huống ”tiến thoái lưỡng nan” khiến anh chị phải nhận nhiệm vụ có vẻ như là bất khả thi đó?

Thư giãn nào! một số thông tin sau sẽ giúp được anh chị đấy.

Một sự kiện không chỉ có thể thúc đẩy sự thành công của chiến dịch quảng bá mà còn có khả năng phá huỷ nó khi không được tổ chức hiệu quả. Vấn đề là hiện nay vẫn có rất nhiều tổ chức không có bộ phận tổ chức sự kiện chuyên biệt. Hậu quả là trọng trách đó lại được đẩy lên vai một người ”ngoại đạo”. Dưới đây là một số bước cơ bản giúp anh chị lên kế hoạch cho sự kiện và trải qua ngày trọng đại đó một cách an toàn, hiệu quả.

hoa-ngoc-sport002

  1. Xác định mục đích, mục tiêu, đối tượng.

Không cần biết anh chị phải tổ chức loại sự kiện gì, điều không thể bỏ qua đó là hoạch định chiến lược. Để làm được điều đó, cần tự trả lời các câu hỏi: Mục đích của sự kiện đó là gì? Cần giới thiệu một sản phẩm hay dịch vụ mới cho khách hàng hay là chạy một bản demo cho khách hàng tiềm năng? Mục tiêu cần đạt được sau sự kiện đó là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng? Đối tượng khách tham gia sự kiện đến là ai? Chỉ khi xác định được mục đích, mục tiêu, đối tượng cụ thể mới có thể tập trung lập kế hoạch phù hợp và hiệu quả.

hoa-ngoc-sport001

  1. Xác định ngân sách.

Một khi các mục tiêu cụ thể đã được đề ra, cần phải xác định rõ chi phí để thực hiện chúng. Thông thường, chúng ta sẽ phải lập ra một danh sách bao gồm tất cả các hạng mục kèm theo chi phí để hoàn thành hạng mục đó. Có thể là các biển báo, tờ rơi, giấy mời, trang thiết bị, đồ ăn, thức uống, quà tặng… Nếu không có kinh nghiệm tổ chức, hãy nghĩ lại xem từng sự kiện trước đây anh chị tham dự có những gì từ điều nhỏ nhặt nhất cho đến quan trọng nhất. Điều gì bắt buộc phải có trong sự kiện lần này, điều gì có thể bỏ qua? Hãy lập một danh sách và bắt đầu tính giá cho từng hạng mục một. Luôn nhớ rằng chi phí phải hợp lý so với hiệu quả mà sự kiện mang lại.

hoa-ngoc-sport004

  1. Xác định thời gian, địa điểm.

Dựa trên các đối tượng, mục đích và ngân sách thực hiện sự kiện mà xác định thời gian và địa điểm thích hợp. Nếu anh chị đang nhắm tới đối tượng là các nhà quản lý vô cùng bận rộn, một sự kiện ngắn như tiệc trà buổi sáng sẽ rất hợp lý. Sự kiện xây dựng mạng lưới tốt nhất nên diễn ra vào buổi tối với các món cocktail. Một buổi hội thảo không thể được tổ chức ở quán bar mà thay vào đó là các trung tâm hội nghị. Cần lưu ý cách môi trường xung quanh ảnh hướng đến sự tập trung chú ý đối với từng thông điệp cụ thể mà ta muốn khách mời tiếp nhận.

hoa-ngoc-sport003

  1. Gửi thư mời hiệu quả.

Thư mời cho sự kiện là một trong những thứ quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình hoạch định. Không thể gửi thư mời quá sớm cũng không được đợi tới khi quá muộn. Anh chị có thể áp dụng nguyên tắc 3 tuần – khoảng thời gian hoàn hảo để người tiếp nhận thư mời dễ dàng sắp xếp công việc của mình. Nhưng để chắc chắn rằng sự kiện của bạn có thể nằm trên lịch của các giám đốc bận rộn, cần phải gửi thư mời đi sớm nhất có thể. Ngoài ra, trên thư mời luôn phải có bản đồ và các phương tiện công cộng dẫn tới khu vực diễn ra sự kiện. Quan trọng hơn hết là tránh gây cảm giác bất tiện cho khách mời và tăng khả năng tham dự sự kiện.

 hoa-ngoc-sport005

  1. Tự mình trải nghiệm.

Một ngày trước khi sự kiện diễn ra, hãy đến và hình dung xem anh chị muốn khách mời sẽ được trải nghiệm những gì trong sự kiện của anh chị Cơ bản là bạn cần hiểu được khách mời sẽ thấy gì, cảm nhận được điều gì ngay khi họ đặt chân đến nơi tổ chức sự kiện, từ bàn đăng ký cho đến khu vực diễn ra sự kiện. Hãy tự mình cảm nhận. Từ công tác chuẩn bị tới thực tế diễn ra sự kiện sẽ nảy sinh những điều mà không tiên lượng được. Cách duy nhất để phát hiện những vấn đề cần điều chỉnh cũng như dự đoán sự thành công hay thất bại là tự đặt mình vào vị thế của khách mời để trải nghiệm nó.

Chúc anh chị thành công.

Trần Phong

14650331_1220567794675702_1084465315838063879_n
SHARE
"Tôi sẽ không có ý tưởng và thành công hôm nay nếu tôi không có dịp gặp bạn" Và tôi sẽ rất cảm kích khi bạn để lại những lời nhận xét hay những câu hỏi trong phần Comment bên dưới để tôi có thể làm tốt hơn công việc của mình.

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY