Những nét đặc trưng của các nhóm làm việc với nhau, bạn cần biết!

0
686

BCACONNECT215-20151210-144742

Chào các anh chị – những người làm công việc quản trị.

Để mở đầu cho nội dung này mời anh chị xem một đoạn video ngắn – Một video thường được tôi mở cho các bạn học viên xem trước khi bắt đầu một bài học về khả năng làm việc nhóm.

Cảm ơn các anh chị đã xem xong video trên.

Đi vào vấn đề  thì có nhiều cách để mô tả một nhóm làm việc, trong đó phương pháp hiệu quả nhất là sử dụng 5 chữ “P” đặc trưng.

5 chữ “P” cho một nhóm hoạt động hiệu  quả

Chúng ta đã hiểu thế nào là nhóm làm việc, để mô tả cụ thể hơn ta có thể sử dụng 5 chữ “P”: Purpose – mục đích , Position – Vị trí, Power – Quyền hạn, Plan – kế hoạch & People – con người. Việc xác định 5P giúp chúng ta tập hợp được đúng các thành viên để tạo ra nhóm hoạt động hiệu quả. Ngược lại nếu bỏ qua thì chúng ta chỉ đơn thuần là tập họp một số người có liên quan đến nhau chứ không phải là hợp tác với nhau một cách tổ chức và hiệu quả.

  • Mục đích (Purpose) – Chữ P thứ nhất

Như chúng ta đã biết, bất kể một việc gì khi làm cũng đều cần có mục tiêu và mục đích cụ thể. Khi một nhóm làm việc với nhau mà không  đề ra một mục đích chung để mọi người cùng hướng tới thì mỗi người sẽ làm một kiểu, từ đó kết quả công việc sẽ không như mong muốn. Vì vậy tất cả các thành viên trong nhóm đều phải hiểu được mục tiêu chung mà tập thể của họ phải đạt đến là gì? Khi đã thống nhất những điều cần thực hiện thì mọi thành viên trong nhóm được giao công việc để thực hiện theo kế hoạch đã thống nhất một cách cụ thể và rõ ràng. Mỗi mục đích, nhóm sẽ đề ra các cách  thực hiện khác nhau cho phù hợp nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

Khi xác định mục đích, chúng ta cần trả lời các vấn đề

  • Tại sao lại sử dụng nhóm?
  • Công việc của bạn có cần thiết phải sử dụng nhóm không? Sử dụng nhóm để làm gì? Chúng ta mong đợi gì từ khả năng hợp tác nhóm? Thế mạnh của nhóm là gì?
  • Mục đích nhóm được hình thành nhằm thực hiện dự án hay thực hiện một nhiệm vụ nhất định?
  • Nhóm duy trì lâu dài hay chỉ tồn tại tạm thời?

Mục đích chung của các nhóm là đưa những người có khả năng thích hợp vào để họ hợp tác trong công việc nhằm đạt được những mục tiêu của cá nhân, bộ phận và tổ chức.

Ví dụ: Mục đích của nhóm nghiên cứu thị trường, xác định thị phần cho sản phẩm mới; tìm kiếm thị trường mới.

Mục đích của nhóm phát triển sản phẩm: cải thiện chất lượng sản phẩm như tăng tính  năng sử dụng sản phẩm, cải thiện mẫu mã sản phẩm.

  • Vị trí – Position – Chữ P thứ 2

Khi xác định được vì sao phải sử dụng nhóm, vấn đề được đặt ra tiếp theo đó là Vị trí (Position), Khi nhóm thành lập, nhóm đó có vị trí như thế nào tỏng cơ cấu, tổ chức. Liệu nhóm có phù hợp với sự tồn tại của các bộ phận khác trong tổ chức hay không? Việc hình thành nhóm mới với sự hợp tác của các thành viên có ảnh hưởng đến khả năng vận hành của các bộ phận khác trong tổ chức hay không?

Câu hỏi trên rất quan trọng, bởi vì, nếu xác định được chính xác được vị trí của nhóm, các mối quan hệ , làm việc, hợp tác của nhóm, công việc sau này sẽ trở nên thuận lợi, không bị ai cản trở. Ngược lại , việc hình thành một bộ phận “không rõ vị trí” trong tổ chức dễ mang lại sự “nghi kỵ” đối với các cá nhân, bộ phận trong tổ chức.

Khi xác định vị trí, chúng ta cần trả lời các vấn đề:

  • Ai chọn người than gia vào từng nhóm? Những đối tượng nào sẽ tham gia nhóm? Ai là người đứng ra tập họp nhóm?
  • Các nhóm báo cáo cho ai? Kết quả làm việc và yêu cầu phát sinh sẽ được báo cáo như thế nào? Cách thức báo cáo và cách xử lý kết quả?
  • Mối quan hệ giữa các thành viên như thế nào? Sự liên kết ràng buộc hay không ràng buộc giữa các nhóm như thế nào? Ai chịu trách nhiệm liên kết? và đặc biệt chi phí vận hành các nhóm và phát sinh để phục vụ hoạt động của nhóm sẽ do ai chịu trách nhiệm?
  • Quyền hạn (Power) – Chữ P thứ 3

Khi trả lời được câu hỏi về mục đích và vị trí nhóm, vấn đề nhóm được làm gì và không được làm gì và trách nhiệm tới đâu là vấn đề phải được cân nhắc kỹ càng. Quyền hạn (power) là câu hỏi thứ 3 mà chúng ta phải trả lời khi thành lập nhóm làm việc. Xác định quyền hạn cho nhóm là vấn đề khó, nó phụ thuộc vào đặc điểm, quy mô, cấu trúc, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức.

Khi xác định quyền hạn, chúng ta cần trả lời các vấn đề:

  • Phạm vi công việc của nhóm là gì? Nhóm sẽ phụ trách những công việc nào? Trách nhiệm đến đâu? Cần phân chia rõ giới hạn công việc và sự hợp tác.
  • Nhóm sẽ làm việc về những vấn đề có ảnh hưởng đến các bộ phận, phòng ban khác trong tổ chức.
  • Nhóm sẽ tập trung và một lĩnh vực giới hạn nhất định? Các lĩnh vực liên quan có thể chịu ảnh hưởng khi nhóm hoạt động.
  • Nhóm có quyền quyết định tới đâu? Nhóm có thể giải quyết những vấn đề gì? Vấn đề đó cần có ý kiến của ai?
  • Kế hoạch – Plan – Chữ P thứ 4

Việc xác định trước hoặc dự kiến các hoạt động theo trình tự, thứ tự công việc, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên của nhóm được gọi là kế hoạch hoạt động nhóm. Kế hoạch thể hiện cấu trúc các công việc với sự hợp tác giữa các thành viên, cụ thể là ai (who), làm việc gì (what), ở đâu (where), vào thời điểm nào (when), tại sao (why) và phải làm việc đó như thế nào (how). Cấu trúc 5 W + 1H giúp bạn thiết lập một bản kế hoạch hoạt động nhóm. Dựa vào đó, bạn có thể dự kiến được con người và các nguồn lực để thực hiện hiệu quả các mục tiêu.

Việc xây dựng các kế hoạch của nhóm sẽ giúp quá trình điều  hành, hoạt động đạt hiệu quả tốt hơn.

Khi lập kế hoạch, chúng ta cần trả lời các vấn đề

  • Nhóm sẽ đảm nhiệm những trách nhiệm được giao và thực hiện quyền hạn như thế nào?
  • Ai trong nhóm sẽ làm gì và làm như thế nào?
  • Bao nhiêu thành viên trong nhóm là phù hợp?
  • Vị trí lãnh đạo nhóm sẽ cố định hay luân phiên giữa các thành viên?
  • Người lãnh đạo có trách nhiệm và quyền hạn gì?
  • Lịch họp nhóm như thế nào? Trong các cuộc họp nhóm, khối lượng công việc làm được là bao nhiêu?
  • Những thành viên trong nhóm sẽ làm gì ngoài buổi họp
  • Bạn mong muốn các thành viên hoạt động với nhóm trong bao nhiêu lâu?
  • Con người (People) – chữ P thứ 5

Đối với bất cứ hoạt động gì? Vấn đề con người luôn là vấn đề quan trọng nhất. Chính con người tạo ra nhóm, vận hành nhóm và tất nhiên họ cũng chính là người quyết định hiệu quả hoạt động của nhóm. Chính vì vậy, việc xác định mục đích, vị trí, quyền hạn và kế hoạch là việc tạo điều kiện để con người hợp tác và làm việc nhóm thành công. Câu hỏi đặt ra ở đây không phải : “ai là người xuất sắc nhất” mà là: “chúng ta có thể tạo ra sự kết hợp nguồn lực tốt nhất và đạt kết quả tốt nhất như thế nào?”

Trong một nhóm, vấn đề con người luôn là vấn đề phức tạp, bao giờ cũng có những thành viên xuất sắc, và những thành viên “ít xuất sắc hơn”. Khi đã hợp tác với nhau trong môi trường làm việc nhóm, bạn hãy nhớ rằng: “không có thành viên nào kém, chỉ có những nhóm trưởng tồi”, “một tập thể ít người giỏi, nhưng có khả năng hợp tác tốt bao giờ cũng mạnh hơn một tập thể có nhiều người giỏi mà không có sự hợp tác”. Do đó, việc khuyến khích, động viên các thành viên tăng cường hợp tác, giúp đỡ nhau làm việc có ý nghĩa quan trọng nhằm khai thác năng lực của mỗi con người trong nhóm để làm việc một cách hiệu quả nhất.

Khi trả lời câu hỏi về con người, chúng ta cần làm rõ các vấn đề:

  • Các thành viên nhóm có thể tập họp được ở đâu?
  • Ai là người có khả năng tạo ra sự đồng thuận, hợp tác của nhóm?
  • Các thành viên trong nhóm có các kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm và khả năng gì?
  • Làm thế nào để tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên của nhóm?
  • Đánh giá khả năng và làm việc của từng thành viên bằng phương pháp nào để có thể công nhận một cách tốt nhất năng lực của họ?

Hy vọng những thông tin trên từ nội dung video và nội dung bài viết sẽ giúp được phần nào cho anh chị trong công tác xây dựng các đội ngũ kinh doanh hay các đội ngũ hỗ trợ kinh doanh của mình. Hẹn gặp lại ở bài viết sau về nội dung Phân Loại nhóm làm việc.

Trần Phong

14650331_1220567794675702_1084465315838063879_n
SHARE
"Tôi sẽ không có ý tưởng và thành công hôm nay nếu tôi không có dịp gặp bạn" Và tôi sẽ rất cảm kích khi bạn để lại những lời nhận xét hay những câu hỏi trong phần Comment bên dưới để tôi có thể làm tốt hơn công việc của mình.

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY